Google Meet ahora puede redactar su correo de seguimiento después de una llamada

Por qué esto le importa a un negocio pequeño

Para un negocio pequeño, el valor no está en la redacción en sí. Está en que el seguimiento parte del registro de la reunión y no de una página en blanco.

Piense en cómo termina una llamada. Alguien toma notas rápidas, todos vuelven a lo suyo, y el correo de seguimiento se escribe después, de memoria, o no se escribe. La propia descripción que hace Google del problema es la entrada manual de datos, el contexto disperso y el tiempo perdido. Para un equipo de pocas personas, el efecto práctico es conocido: una decisión que todos en la sala acordaron nunca llega a la persona que tiene que actuar.

Si un correo redactado y una lista de tareas aparecen solos, esa brecha se hace más pequeña. Usted sigue decidiendo qué se envía. Solo empieza desde algo en lugar de desde nada. En nuestra experiencia, un borrador solo sirve si una persona lo lee antes de que salga, así que trate lo que produce Google como una primera versión y no como un mensaje terminado.

El detalle: las notas tienen que estar activadas

La función solo aparece si "Tomar notas por mí" estuvo activado durante la reunión, y eso es lo que la gente olvida.

No importa cuánto duró la llamada ni quién asistió. Si las notas estaban desactivadas mientras la reunión se desarrollaba, la pantalla posterior a la reunión no ofrecerá nada, y no hay forma de activar esas notas después.

Lo mismo aplica a un próximo paso que configure para que se ejecute en todas sus reuniones. Se ejecuta donde las notas están activadas; donde están desactivadas, no pasa nada. Así que el hábito que hace que esto funcione es pequeño, al inicio de la reunión, y le corresponde a quien la organiza.

Cómo activarlo y usarlo

Activarlo ocurre en la reunión, no después.

1. Cuando empieza la reunión en Google Meet, active "Tomar notas por mí".
2. Después de la llamada, en la pantalla posterior a la reunión, busque la sección "Rutinas para esta reunión".
3. Active un próximo paso con un solo toque. Puede usar una de las rutinas que Google publicó, o las dos.
4. Administre sus rutinas después desde la pantalla posterior a la llamada de Meet o desde la biblioteca de Flows de Workspace Studio.

Dos puntos prácticos. Las rutinas son de cada usuario, así que cada persona que quiera un seguimiento tiene que tener las notas activadas en esa reunión. Y la función está llegando poco a poco: Google describe el despliegue como extendido y dice que puede tardar más de 15 días en aparecer para todos. Si todavía no encuentra la sección, puede ser simplemente por eso.

Lo que deben saber los administradores

Google dice que la función está activada de forma predeterminada y que los administradores pueden desactivarla. Los controles están en la configuración de administrador de Workspace Studio, o en la opción "Tomar notas por mí", y se pueden aplicar a nivel de dominio, unidad organizativa o grupo. Eso significa que un negocio puede desactivarla para todos, o para un equipo, o para un grupo de personas.

Si usted es el dueño del negocio pero otra persona administra Google Workspace, estas son opciones sobre las que conviene preguntar en lugar de cambiarlas usted mismo. La configuración de administrador llega a todas las cuentas del espacio de trabajo, y un cambio hecho con prisa puede ser difícil de rastrear después.

También hay una decisión de criterio que ninguna opción toma por usted. Las notas de la reunión, y las tareas que salen de ellas, se guardan y se comparten dentro de su espacio de trabajo. Algunas llamadas, como conversaciones sobre el sueldo de una persona o un asunto delicado de un cliente, son más fáciles de tener cuando no se está escribiendo nada. En nuestra experiencia, lo sensato es mantener las notas activadas para las llamadas de rutina y desactivadas para las que lo necesitan. Cuando hay datos personales y normas de privacidad de por medio, busque el consejo de un asesor calificado.

Lo que puede revisar usted mismo

• Abra la pantalla posterior a la reunión después de una llamada donde las notas estuvieron activadas. Si falta la sección "Rutinas para esta reunión", o no está activada para su cuenta o el despliegue todavía no llegó a usted.
• Inicie una reunión y busque "Tomar notas por mí" en los controles. Si no lo ve, su plan de Workspace o una opción de administrador puede no permitirlo; pregunte a quien se encarga de su Google Workspace.
• Pregunte a su administrador si los próximos pasos están activados para su dominio, su unidad organizativa o su grupo. Esta es una pregunta para hacer, no una opción para cambiar solo.
• Lea un correo de seguimiento redactado antes de enviarlo. Revise que nombre a las personas correctas y refleje lo que realmente se decidió.
• Abra Google Tasks y mire las tareas que llegan. Una tarea sin responsable y sin fecha límite tiende a quedarse ahí.
• Mire el tipo de llamadas que hace su equipo. Si las notas de una llamada serían incómodas de guardar o compartir, deje las notas desactivadas para esas.
• Abra la biblioteca de Flows de Workspace Studio y vea qué rutinas ya están funcionando para el equipo.

Qué hacer ahora

Elija una reunión interna recurrente, haga de las notas un hábito ahí, y lea lo que sale de ella.

• Active "Tomar notas por mí" al inicio de esa reunión.
• Después de la llamada, active la rutina del correo de seguimiento y lea el borrador antes de enviarlo.
• Revise las entradas de Google Tasks y dele a cada una un responsable y una fecha límite.
• Pida a su administrador que confirme si la función está activada para el negocio, y si algo debería desactivarse.

Después decida, con calma, si los borradores le ahorran escritura a su equipo o le agregan una segunda cosa que revisar. Si es lo primero, el hábito puede pasar también a sus llamadas con clientes. Conectar una herramienta como esta con el resto de sus sistemas, para que una reunión produzca un correo y una tarea en el lugar correcto, es el tipo de trabajo que nuestros ingenieros hacen para los clientes.