Google Meet يمكنه الآن صياغة بريد المتابعة بعد المكالمة

إذا كان فريقك يعقد مكالمات مع العملاء على Google Meet، فالمتابعة هي عادةً الجزء الذي يتأخر: بريد الملخص الذي كان من المفترض أن يُرسل، وقائمة من وافق على فعل ماذا. أضافت Google خطوات تالية إلى شاشة ما بعد الاجتماع في Google Meet، وهي تصوغ لك تلك المتابعة. وهناك شرط واحد يسهل تفويته: كان لا بد من تفعيل تدوين الملاحظات أثناء انعقاد الاجتماع.

ما أعلنته Google

أعلنت Google عن الخطوات التالية في Google Meet في منشور على Google Workspace Updates في أكتوبر 2026. وتعتمد الميزة على Gemini وWorkspace Studio وتعمل داخل Google Workspace، فتُنشأ المتابعة حيث انعقد الاجتماع أصلًا لا في أداة منفصلة.

وتبدأ بروتينين:

• صياغة بريد متابعة في Gmail.
• تصدير المهام إلى Google Tasks.

وتقول Google إن روتينات أخرى قادمة. وبحسب وصفها، الهدف هو تحويل ما يُناقش في الاجتماع إلى إجراءات محددة، وتشير إلى الكتابة اليدوية التي تقف عادةً بين القرار والبريد أو المهمة التي تسجله.

وآلية العمل بسيطة. يجب تفعيل "Take notes for me" أثناء الاجتماع، وإلا فلن تظهر أي خطوات تالية على الإطلاق. وبمجرد تفعيلها، تعرض شاشة ما بعد الاجتماع قسمًا باسم "Routines for this meeting"، ولمسة واحدة تشغّل الروتين. وتقول Google إن هذا يعمل مع الاجتماعات الفردية والمتكررة على حد سواء، وإنه يمكن ضبط خطوة تالية معينة لتعمل في كل اجتماعاتك حيث يكون تدوين الملاحظات مفعّلًا.

لماذا يهم هذا الأعمال الصغيرة

بالنسبة لعمل صغير، القيمة ليست في الصياغة نفسها، بل في أن المتابعة تبدأ من سجل الاجتماع لا من صفحة بيضاء.

فكّر كيف تنتهي المكالمة عادةً. يأخذ أحدهم ملاحظات سريعة، ويعود الجميع إلى عملهم، ويُكتب بريد المتابعة لاحقًا من الذاكرة، أو لا يُكتب أبدًا. ووصف Google نفسه للمشكلة هو إدخال البيانات يدويًا وتشتت السياق وإهدار الوقت. وبالنسبة لفريق من عدد قليل من الأشخاص، الأثر العملي مألوف: قرار وافق عليه كل من في الغرفة لا يصل أبدًا إلى من يجب أن ينفذه.

وإذا ظهر بريد مصوغ وقائمة مهام من تلقاء نفسها، تضيق تلك الفجوة. وأنت ما زلت تقرر ما يُرسل. لكنك تبدأ من شيء لا من لا شيء. وفي تجربتنا، المسودة لا تكون مفيدة إلا إذا قرأها شخص قبل أن تخرج، فتعامل مع ما تنتجه Google كنسخة أولى لا كرسالة نهائية.

الشرط: يجب أن يكون تدوين الملاحظات مفعّلًا

لا تظهر الميزة إلا إذا كان "Take notes for me" مفعّلًا أثناء الاجتماع، وهذا هو الجزء الذي ينساه الناس.

ولا يهم كم طالت المكالمة أو من حضر. فإذا كان تدوين الملاحظات متوقفًا أثناء الاجتماع، فلن تقدّم شاشة ما بعد الاجتماع شيئًا، ولا يوجد مفتاح لتفعيل تلك الملاحظات لاحقًا.

والأمر نفسه ينطبق على خطوة تالية ضبطتها لتعمل في كل اجتماعاتك. فهي تعمل حيث يكون تدوين الملاحظات مفعّلًا، وحيث يكون متوقفًا لا يحدث شيء. لذا العادة التي تجعل هذا يعمل عادة صغيرة، في بداية الاجتماع، وهي مسؤولية من يدير الاجتماع.

كيف تفعّله وتستخدمه

التفعيل يحدث في الاجتماع لا بعده.

1. عند بدء الاجتماع في Google Meet، فعّل "Take notes for me".
2. بعد المكالمة، على شاشة ما بعد الاجتماع، ابحث عن قسم "Routines for this meeting".
3. فعّل خطوة تالية بلمسة واحدة. يمكنك استخدام أحد الروتينين الذين أطلقتهما Google، أو كليهما.
4. أدِر روتيناتك لاحقًا من شاشة ما بعد المكالمة في Meet أو من مكتبة Workspace Studio Flows.

ونقطتان عمليتان. الروتينات تخص كل مستخدم، فعلى كل من يريد متابعة أن يكون تدوين الملاحظات مفعّلًا لديه في ذلك الاجتماع. والميزة تصل تدريجيًا: تصف Google الطرح بأنه موسّع وتقول إن ظهورها للجميع قد يستغرق أكثر من 15 يومًا. وإذا لم تجد القسم بعد، فقد يكون هذا هو السبب ببساطة.

ما ينبغي أن يعرفه المسؤولون

تقول Google إن الميزة مفعّلة افتراضيًا، وإن بإمكان المسؤولين تعطيلها. وتقع أدوات التحكم في إعدادات مسؤول Workspace Studio، أو في إعداد "Take notes for me"، ويمكن تطبيقها على مستوى النطاق أو الوحدة التنظيمية أو المجموعة. وهذا يعني أن العمل يمكنه تعطيلها للجميع، أو لفريق واحد، أو لمجموعة أشخاص.

وإذا كنت تملك العمل لكن شخصًا آخر يدير Google Workspace، فهذه إعدادات تُسأل عنها لا تُغيَّر بنفسك. فإعدادات المسؤول تصل إلى كل حساب في مساحة العمل، والتغيير المتسرع يصعب تتبعه لاحقًا.

وهناك أيضًا قرار تقديري لا تتخذه أي إعدادات عنك. فملاحظات الاجتماع، والمهام الناتجة عنها، تُخزَّن وتُشارَك داخل مساحة عملك. وبعض المكالمات، مثل الأحاديث عن راتب شخص أو مسألة عميل حساسة، يكون عقدها أسهل حين لا يُكتب شيء. وفي تجربتنا، النهج المعقول هو إبقاء تدوين الملاحظات مفعّلًا للمكالمات الروتينية ومتوقفًا لتلك التي تحتاجه. وحيث تتعلق المسألة بالبيانات الشخصية وقواعد الخصوصية، استشر مختصًا مؤهلًا.

ما يمكنك فحصه بنفسك

• افتح شاشة ما بعد الاجتماع بعد مكالمة كان تدوين الملاحظات فيها مفعّلًا. وإذا كان قسم "Routines for this meeting" غائبًا، فإما أنه غير مفعّل لحسابك أو أن الطرح لم يصل إليك بعد.
• ابدأ اجتماعًا وابحث عن "Take notes for me" في أدوات التحكم. وإذا لم تجده، فقد لا تسمح به خطة Workspace لديك أو إعداد مسؤول؛ اسأل من يعتني بـ Google Workspace لديك.
• اسأل المسؤول لديك إن كانت الخطوات التالية مفعّلة لنطاقك أو وحدتك التنظيمية أو مجموعتك. فهذا سؤال يُطرح لا إعداد يُغيَّر وحدك.
• اقرأ بريد المتابعة المصوغ قبل إرساله. وتأكد من أنه يذكر الأشخاص الصحيحين ويعكس ما تم الاتفاق عليه فعلًا.
• افتح Google Tasks وانظر إلى المهام الواردة. فالمهمة بلا مسؤول وبلا تاريخ استحقاق تظل مكانها.
• انظر إلى نوع المكالمات التي يعقدها فريقك. وإذا كانت ملاحظات مكالمة ما محرجة في تخزينها أو مشاركتها، فاترك تدوين الملاحظات متوقفًا لتلك.
• افتح مكتبة Workspace Studio Flows وانظر أي روتينات تعمل بالفعل للفريق.

ما تفعله بعد ذلك

اختر اجتماعًا داخليًا متكررًا واحدًا، واجعل تدوين الملاحظات عادة فيه، واقرأ ما ينتج عنه.

• فعّل "Take notes for me" في بداية ذلك الاجتماع.
• بعد المكالمة، فعّل روتين بريد المتابعة واقرأ المسودة قبل الإرسال.
• افحص مدخلات Google Tasks وأعطِ كل واحدة مسؤولًا وتاريخ استحقاق.
• اطلب من المسؤول لديك تأكيد ما إذا كانت الميزة مفعّلة للعمل، وما إذا كان ينبغي تعطيل أي شيء.

ثم قرر، بهدوء، هل توفر المسودات على فريقك الكتابة أم تضيف شيئًا ثانيًا يجب مراجعته. وإذا كان الأول، يمكن أن تنتقل العادة إلى مكالمات عملائك أيضًا. وربط أداة كهذه ببقية أنظمتك، بحيث ينتج الاجتماع بريدًا ومهمة في المكان الصحيح، هو نوع العمل الذي يقوم به مهندسونا للعملاء.